Polityka prywatności LexHive Professionals

dostępnego pod adresem https://lexhive.pl

§ 1. Administrator danych osobowych i kontakt

§ 2. Słowniczek

§ 3. Kategorie osób, których dane są przetwarzane

§ 3a. Źródła pochodzenia danych

§ 4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

A. Świadczenie usług drogą elektroniczną i wykonanie umowy

B. Obowiązki prawne

C. Uzasadniony interes Administratora

D. Zgoda

E. Szczególne kategorie danych (art. 9 i 10 RODO)

§ 5. Zakres przetwarzanych danych

§ 6. Odbiorcy danych i podmioty przetwarzające

§ 7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

§ 8. Okresy przechowywania danych

§ 9. Prawa osób, których dane dotyczą

§ 10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

§ 11. Dobrowolność podania danych

§ 11a. Dane dzieci i osób małoletnich

§ 12. Bezpieczeństwo danych

§ 13. Pliki cookies

§ 14. Zmiany Polityki

 

1. Administrator. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego LexHive, dostępnego pod adresem https://lexhive.pl (dalej: „Serwis”), jest SkyLegalTechnology sp. z o.o. z siedzibą w Tarnowie, ul. Generała Tadeusza Klimeckiego 9/2, 33-100 Tarnów, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa-Śródmieścia w Krakowie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000790701, NIP 8733271704, REGON 383622561 (dalej: „Administrator”).

2. Kontakt w sprawach ochrony danych. Z Administratorem można kontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących ochrony danych osobowych: (a) pocztą elektroniczną na adres biuro@skylegaltech.com, (b) pisemnie na adres siedziby Administratora. Administrator może w Serwisie udostępnić odrębny adres elektroniczny dla spraw RODO (np. rodo@skylegaltech.com); o zmianie poinformuje w aktualizacji niniejszej Polityki.

3. Inspektor Ochrony Danych. Administrator na dzień wejścia w życie niniejszej Polityki Prywatności nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, uznając – po dokonanej analizie – że nie zachodzą przesłanki obligatoryjnego wyznaczenia IOD, o których mowa w art. 37 ust. 1 RODO. Administrator monitoruje zakres przetwarzania; w razie powstania obowiązku wyznaczenia IOD (w szczególności w razie przetwarzania danych na dużą skalę) niezwłocznie dokona jego wyznaczenia i zaktualizuje niniejszą Politykę.

4. Podstawowe akty prawne. Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z: (a) rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. – RODO, (b) ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, (c) ustawą z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (u.ś.u.d.e.), (d) właściwymi przepisami Prawa komunikacji elektronicznej, (e) innymi przepisami szczególnymi (w tym podatkowymi, rachunkowymi, DSA).

Użyte w niniejszej Polityce Prywatności pojęcia, o ile wyraźnie nie wskazano inaczej, mają znaczenie nadane im w Regulaminie Serwisu LexHive, dostępnym w Serwisie. Dodatkowo:

• RODO – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r.

• Dane osobowe – informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej.

• Użytkownik – każdą osobę fizyczną korzystającą z Serwisu, w tym osoby działające w imieniu lub na rzecz osób prawnych.

• Przetwarzanie – operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 2 RODO.

• Polityka – niniejszą Politykę Prywatności.

• Regulamin – Regulamin Serwisu LexHive dostępny w Serwisie.

1. Administrator przetwarza dane osobowe w szczególności następujących kategorii osób:

a) Użytkowników Zawodowych – w tym adwokatów, radców prawnych, aplikantów, notariuszy, komorników, doradców podatkowych i rzeczników patentowych, a także osób działających w imieniu kancelarii;

b) Użytkowników Indywidualnych – Konsumentów i przedsiębiorców-konsumentów poszukujących pomocy prawnej;

c) osób trzecich, których dane zostały zamieszczone w Serwisie przez innego Użytkownika (np. w Ogłoszeniu, CV, opisie sprawy, wiadomości);

d) osób kontaktujących się z Administratorem poza Kontem (np. przez formularz kontaktowy, pocztę elektroniczną);

e) odbiorców komunikacji marketingowej, w tym subskrybentów newslettera;

f) osób, których wizerunek, głos lub inne dane zostały utrwalone w treściach promocyjnych i referencjach publikowanych przez Administratora na podstawie odrębnej zgody osób wystawiających Oceny, otrzymujących Oceny oraz publikujących Odpowiedzi Ocenianego – w zakresie związanym z funkcjonowaniem systemu ocen Użytkowników Zawodowych.

1. Co do zasady dane osobowe pozyskiwane są bezpośrednio od osoby, której dotyczą – w toku zakładania Konta, korzystania z funkcjonalności Serwisu, zamawiania Usług Odpłatnych, komunikacji z Administratorem lub wyrażania zgód marketingowych.

2. Dane pozyskane pośrednio (art. 14 RODO). W niektórych przypadkach Administrator przetwarza dane osobowe pozyskane z innych źródeł niż bezpośrednio od osoby, której dotyczą. Do najważniejszych takich źródeł należą:

a) inny Użytkownik Serwisu – w zakresie, w jakim zamieszcza w Ogłoszeniu, wiadomości, CV, opisie sprawy lub innej treści dane identyfikacyjne, kontaktowe lub dotyczące spraw osób trzecich (np. współpracownika, klienta, strony postępowania);

b) rejestry publiczne i bazy samorządów zawodowych – w zakresie weryfikacji uprawnień zawodowych Użytkowników Zawodowych (§ 6 Regulaminu), w szczególności rejestry prowadzone przez Krajową Izbę Radców Prawnych, Naczelną Radę Adwokacką, Krajową Radę Doradców Podatkowych, rejestry notariuszy, komorników sądowych oraz inne publicznie dostępne rejestry zawodowe i gospodarcze;

c) aplikacje i narzędzia weryfikacyjne – w szczególności aplikacja mObywatel – w zakresie, w jakim Użytkownik korzysta z nich w celu potwierdzenia tożsamości lub statusu, na zasadach określonych w § 6 Regulaminu;

d) operatorzy płatności – w zakresie potwierdzeń zaksięgowania płatności i informacji niezbędnych do rozliczenia Usług Odpłatnych;

e) inni Użytkownicy uczestniczący w interakcji – w zakresie danych wynikających z samego faktu interakcji w Serwisie, wystawionej Oceny, Odpowiedzi Ocenianego, zgłoszenia dotyczącego Oceny lub wiadomości, a także metadanych pozwalających powiązać Ocenę z określoną interakcją.

f) organy publiczne i podmioty trzecie – w zakresie, w jakim przekazują Administratorowi informacje w ramach obowiązków prawnych (np. zgłoszenia w trybie DSA, wezwania, zapytania).

3. Kategorie danych pozyskiwanych pośrednio obejmują w szczególności: dane identyfikacyjne i kontaktowe, dane dotyczące uprawnień zawodowych i ich statusu, dane rozliczeniowe, dane zawarte w Ogłoszeniach, wiadomościach, Ocenach i Odpowiedziach Ocenianego, dane dotyczące przebiegu interakcji w Serwisie oraz – w ograniczonym zakresie – inne dane, które dany Użytkownik lub inny podmiot przekazał Administratorowi.

4. Obowiązek informacyjny wobec osób trzecich. Użytkownik, który zamieszcza w Serwisie dane osób trzecich, jest zobowiązany do zapewnienia odpowiedniej podstawy prawnej oraz do wykonania wobec tych osób obowiązków informacyjnych, o których mowa w art. 13 lub 14 RODO, zgodnie z § 19 ust. 3 Regulaminu. Administrator – w miarę możliwości, w zakresie dostępnych mu danych kontaktowych i z uwzględnieniem ograniczeń art. 14 ust. 5 RODO – realizuje własne obowiązki informacyjne wobec takich osób lub udostępnia niniejszą Politykę w sposób umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.

Administrator przetwarza dane osobowe w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

A. Świadczenie usług drogą elektroniczną i wykonanie umowy

1. Cel: prowadzenie Konta, umożliwienie korzystania z funkcjonalności Serwisu, publikacji i przeglądania Ogłoszeń, komunikacji między Użytkownikami, realizacja Usług Odpłatnych i Subskrypcji. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędność do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą), w zakresie niezbędnym dla zawarcia i wykonania umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną.

2. Cel: obsługa systemu ocen Użytkowników Zawodowych, w tym publikacja Ocen i Odpowiedzi Ocenianego, powiązanie Oceny z rzeczywistą interakcją w Serwisie, przeciwdziałanie manipulacjom oraz rozpoznawanie zgłoszeń i odwołań dotyczących Ocen. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – w zakresie niezbędnym do wykonania umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną, a w pozostałym zakresie art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu transparentności i wiarygodności systemu ocen oraz ochronie przed nadużyciami.

3. Cel: obsługa procesu rejestracji Konta, weryfikacja tożsamości i uprawnień zawodowych (§ 6 Regulaminu). Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO; w zakresie weryfikacji za pośrednictwem aplikacji mObywatel – na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) wyrażonej w toku procesu weryfikacji.

B. Obowiązki prawne

1. Cel: wystawianie i przechowywanie faktur, prowadzenie ksiąg rachunkowych, rozliczenia podatkowe, obsługa KSeF. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z ustawą o podatku od towarów i usług, ustawą o rachunkowości oraz przepisami regulującymi Krajowy System e-Faktur.

2. Cel: realizacja obowiązków wynikających z aktu o usługach cyfrowych (DSA), w tym rozpatrywanie zgłoszeń w trybie art. 16 DSA, wydawanie uzasadnień (statement of reasons) zgodnie z art. 17 DSA, rozpatrywanie odwołań w trybie art. 20 DSA. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

3. Cel: odpowiedzi na żądania organów publicznych, sądów, organów ścigania i innych podmiotów uprawnionych. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

C. Uzasadniony interes Administratora

1. Cel: zapewnienie bezpieczeństwa Serwisu, zapobieganie nadużyciom (fraud), spamowi, podszywaniu się, wykrywanie anomalii, utrwalanie logów systemowych i danych eksploatacyjnych. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes w ochronie Serwisu, jego Użytkowników i osób trzecich.

2. Cel: moderacja wiadomości i Ocen, rozpatrywanie sporów dotyczących naruszeń Regulaminu, ochrona reputacji zawodowej Użytkowników w granicach kompetencji Administratora oraz wykazanie zgodności działań Administratora z DSA i RODO. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

3. Cel: dochodzenie lub obrona przed roszczeniami, utrwalanie dowodów elektronicznych zgodnie z § 19 Regulaminu. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

4. Cel: marketing bezpośredni usług własnych Administratora w ramach Serwisu (bez użycia kanałów wymagających zgody, np. poczty elektronicznej). Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

5. Cel: prowadzenie wewnętrznej analityki, statystyk korzystania z Serwisu, usprawnianie funkcjonalności. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (w zakresie, w jakim nie jest wymagana zgoda).

6. Cel: obsługa korespondencji kierowanej do Administratora poza Kontem (np. zapytania o współpracę, kontakty prasowe, reklamacje). Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

D. Zgoda

1. Cel: wysyłka newslettera i innych informacji handlowych drogą elektroniczną. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO, w związku z art. 10 u.ś.u.d.e. oraz właściwymi przepisami Prawa komunikacji elektronicznej.

2. Cel: marketing za pomocą cookies marketingowych (Meta Pixel, Google Ads) – remarketing, pomiar konwersji, audiencje. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO, w związku z właściwymi przepisami Prawa komunikacji elektronicznej. Szczegółowe informacje – w Polityce Cookies.

3. Cel: wykorzystanie referencji, wizerunku, głosu lub indywidualnych wypowiedzi Użytkownika w materiałach promocyjnych Administratora. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (z zastrzeżeniem przepisów Kodeksu cywilnego o ochronie dóbr osobistych i prawa autorskiego).

E. Szczególne kategorie danych (art. 9 i 10 RODO)

1. Zastrzeżenie systemowe. Serwis LexHive nie jest przeznaczony ani zaprojektowany do systematycznego przekazywania, udostępniania ani przechowywania dokumentacji zawierającej szczególne kategorie danych osobowych w rozumieniu art. 9 RODO (w szczególności danych o zdrowiu, danych genetycznych, biometrycznych, ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, dane dotyczące seksualności lub orientacji seksualnej) ani danych o wyrokach skazujących i czynach zabronionych w rozumieniu art. 10 RODO. Funkcjonalności Serwisu, w tym Ogłoszenia, wiadomości, Oceny, Odpowiedzi Ocenianego i formularze, służą nawiązaniu kontaktu pomiędzy Użytkownikami oraz wymianie ograniczonych informacji o współpracy, a nie wymianie pełnej dokumentacji sprawy.

2. Zakaz zamieszczania. Użytkownik nie powinien zamieszczać w Serwisie danych objętych art. 9 lub 10 RODO – zarówno własnych, jak i dotyczących osób trzecich, w szczególności w Ogłoszeniach, wiadomościach, Ocenach i Odpowiedziach Ocenianego – jeżeli nie jest to niezbędne. Jeżeli ze względu na szczególny charakter sprawy przekazanie takich danych jest niezbędne, Użytkownik powinien ograniczyć zakres ujawnianych informacji do absolutnego minimum, a w miarę możliwości pseudonimizować je lub przekazać kanałem bezpośrednim (poza Serwisem, np. w dalszej korespondencji po nawiązaniu kontaktu).

3. Odpowiedzialność Użytkownika (art. 9 RODO). Jeżeli Użytkownik – mimo powyższych zastrzeżeń – zamieszcza w Serwisie dane objęte art. 9 RODO, odpowiada samodzielnie za zapewnienie odpowiedniej podstawy prawnej przetwarzania (w szczególności wyraźnej zgody w rozumieniu art. 9 ust. 2 lit. a RODO lub innej właściwej przesłanki z art. 9 ust. 2 RODO), za zachowanie zasady minimalizacji danych (art. 5 ust. 1 lit. c RODO) oraz za realizację obowiązków informacyjnych wobec osób, których dane dotyczą. W granicach dopuszczalnych prawem Użytkownik ponosi odpowiedzialność wobec Administratora za szkody lub koszty wynikające z naruszenia niniejszego postanowienia, na zasadach określonych w § 19 Regulaminu.

4. Dane o wyrokach skazujących i czynach zabronionych (art. 10 RODO). Dane, o których mowa w art. 10 RODO, nie powinny być zamieszczane w Serwisie. Z uwagi na szczególne warunki ich przetwarzania (art. 10 RODO wymaga podstawy w prawie Unii lub państwa członkowskiego przewidującego odpowiednie zabezpieczenia) sama zgoda osoby, której dane dotyczą, ani uzasadniony interes Administratora nie stanowią samodzielnej podstawy dopuszczającej takie przetwarzanie. Jeżeli dane tego rodzaju pojawią się w Serwisie incydentalnie – w szczególności w treści Ogłoszenia, wiadomości lub formularza – Administrator podejmuje działania adekwatne do obowiązujących przepisów prawa i charakteru swojej roli, w tym może w szczególności usunąć lub ograniczyć widoczność takich danych, zawiesić odpowiednią funkcjonalność oraz – w razie potrzeby – podjąć czynności wymagane przepisami prawa. Użytkownik, który dane takie zamieszcza, odpowiada samodzielnie za legalność ich ujawnienia oraz za skutki wynikające z naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych i innych przepisów prawa.

5. Reakcja Administratora. Administrator może – proporcjonalnie do charakteru naruszenia – usunąć dane zamieszczone z naruszeniem niniejszego paragrafu, ograniczyć ich widoczność lub zawiesić odpowiednią funkcjonalność, zgodnie z § 9 i § 21 Regulaminu.

1. Zakres przetwarzanych danych zależy od kategorii osoby, której dane dotyczą, oraz od korzystanych funkcjonalności Serwisu. W szczególności Administrator może przetwarzać:

a) Dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię i nazwisko, firmę, nazwę kancelarii, adres e-mail, numer telefonu, adres korespondencyjny, adres siedziby.

b) Dane dotyczące uprawnień zawodowych: tytuł zawodowy, numer wpisu na listę samorządu zawodowego, właściwa izba, informacja o statusie wpisu, informacje uzyskane w toku weryfikacji za pośrednictwem rejestrów publicznych oraz aplikacji mObywatel (w zakresie, w jakim Użytkownik je udostępni).

c) Dane do faktury: NIP, firma, adres, rachunek bankowy – w zakresie niezbędnym do wystawienia i doręczenia faktury (w tym przez KSeF).

d) Dane dotyczące Konta: login, skrót (hash) hasła, historia logowania, historia akceptacji Regulaminu i zgód, ustawienia.

e) Dane zawarte w Ogłoszeniach i wiadomościach: treści wprowadzane przez Użytkowników, w tym opisy sprawy, oczekiwania, warunki współpracy – Użytkownik sam decyduje o ich zakresie.

f) Dane związane z systemem ocen: treść Oceny, liczba gwiazdek lub inny wynik punktowy, kategoria Oceny, data jej wystawienia, treść Odpowiedzi Ocenianego, informacja o zgłoszeniach, odwołaniach i rozstrzygnięciach dotyczących Oceny, a także dane pozwalające powiązać Ocenę z określoną interakcją w Serwisie.

g) Dane dotyczące płatności: informacje o zamówieniach, kwotach, dacie i statusie płatności, sposobie płatności; Administrator nie gromadzi pełnych danych kart płatniczych – obsługują je operatorzy płatności.

h) Dane eksploatacyjne i techniczne: adres IP, identyfikator urządzenia, informacje o przeglądarce i systemie operacyjnym, data i godzina wizyt, odwiedzone podstrony, źródło wejścia, identyfikatory cookies, logi błędów.

i) Metadane komunikacyjne: identyfikatory rozmów, daty i godziny wysłania wiadomości, identyfikatory nadawcy i odbiorcy, status doręczenia/odczytu oraz inne dane techniczne związane z funkcjonowaniem czatu – przy czym treść wiadomości co do zasady nie jest wykorzystywana do bieżącej analityki i pozostaje objęta zasadami poufności opisanymi w Regulaminie.

j) Dane osób trzecich: zamieszczone przez innego Użytkownika w związku z prowadzoną sprawą lub ofertą – zgodnie z § 19 ust. 3 Regulaminu.

 

1. Administrator korzysta z usług zaufanych podmiotów, które przetwarzają dane osobowe w jego imieniu (podmiotów przetwarzających) wyłącznie w zakresie niezbędnym i na udokumentowane polecenie Administratora, na podstawie umowy powierzenia zgodnej z art. 28 RODO. Do kategorii odbiorców należą w szczególności:

a) Dostawca infrastruktury chmurowej i bazy danych. Google Cloud / Firebase z konfiguracją regionalną w Polsce (region europe-central2, Warszawa) – przechowywanie bazy danych, uwierzytelnianie Użytkowników, obsługa backendu.

b) Operatorzy płatności. podmioty obsługujące transakcje elektroniczne, wskazane w Serwisie w procesie płatności (odrębni administratorzy w zakresie obsługi transakcji).

c) Dostawcy usług poczty elektronicznej, transakcyjnej i masowej. podmioty obsługujące wysyłkę wiadomości systemowych i – jeżeli są stosowane – newsletterów.

d) Dostawcy narzędzi marketingowych i reklamowych. w szczególności Meta Platforms Ireland Limited (Meta Pixel) oraz Google Ireland Limited (Google Ads) – wyłącznie po uzyskaniu zgody na cookies marketingowe. Szczegółowe zasady – w Polityce Cookies.

2. Współadministrowanie z Meta (Meta Pixel). W zakresie tzw. danych zdarzeń (events data) gromadzonych za pośrednictwem Meta Pixel umieszczonego w Serwisie – takich jak wyświetlenie strony, kliknięcie, wypełnienie formularza, rozpoczęcie lub sfinalizowanie zamówienia – Administrator oraz Meta Platforms Ireland Limited występują jako współadministratorzy w rozumieniu art. 26 RODO. Zasadnicze elementy współadministrowania wynikają z warunków świadczenia usługi Meta obowiązujących w momencie korzystania z narzędzia (w szczególności Controller Addendum / Warunki kontrolera danych Meta dla zdarzeń), do których Administrator przystępuje. Zgodnie z tymi warunkami:

a) Meta odpowiada w szczególności za wywiązanie się z obowiązków wynikających z art. 32–34 RODO (bezpieczeństwo, zgłaszanie naruszeń) oraz – co do zasady – za realizację praw osób, których dane dotyczą, w odniesieniu do danych przetwarzanych w infrastrukturze Meta;

b) Administrator odpowiada w szczególności za podstawę prawną umieszczenia Meta Pixel w Serwisie (w tym zbieranie zgody na cookies marketingowe), za przejrzyste informowanie Użytkowników w niniejszej Polityce oraz w Polityce Cookies, a także za zakres zdarzeń przekazywanych do Meta;

c) zasadnicze informacje o podziale odpowiedzialności udostępniane są Użytkownikom w niniejszej Polityce oraz w dokumentach Meta; Użytkownik może zrealizować przysługujące mu prawa bezpośrednio wobec każdego ze współadministratorów;

d) po przekazaniu danych zdarzeń do Meta i przetworzeniu ich w celach agregacji, modelowania, pomiaru skuteczności reklam i dopasowania odbiorców – Meta działa dodatkowo jako odrębny administrator (z uwagi na wykorzystanie danych także w swoich własnych celach, zgodnie z jej politykami).

3. Google Ads. W zakresie narzędzi Google (Google Ads, tagi konwersji i remarketingu) Google Ireland Limited występuje zasadniczo jako odrębny administrator w odniesieniu do danych związanych z wyświetlaniem reklam, pomiarem konwersji i tworzeniem grup odbiorców, na zasadach określonych w politykach Google.

4. Skutki dla Użytkownika. Niezależnie od podziału ról Administrator informuje Użytkownika o wykorzystaniu narzędzi Meta i Google oraz o zakresie danych przekazywanych tym dostawcom w Polityce Cookies. Użytkownik może nie wyrazić zgody lub wycofać zgodę w każdym czasie, bez wpływu na możliwość korzystania z Serwisu. Linki do polityk i narzędzi kontroli prywatności dostawców udostępniane są w Serwisie.

a) Podmioty świadczące usługi doradcze i prawne, audytorskie, księgowe. w zakresie niezbędnym do wykonywania przez Administratora jego obowiązków i dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

b) Organy publiczne. sądy, prokuratura, organy ścigania, organy podatkowe, UOKiK, Prezes UKE, Prezes UODO, Komisja Europejska, Europejska Rada ds. Usług Cyfrowych, koordynatorzy ds. usług cyfrowych w państwach członkowskich – na podstawie przepisów prawa, w tym DSA.

c) Inni Użytkownicy i odwiedzający Serwis. W zakresie, w jakim Użytkownik sam publikuje dane w profilu, Ogłoszeniu, Ocenie lub Odpowiedzi Ocenianego, dane te mogą być dostępne dla innych Użytkowników lub – zależnie od konfiguracji danej funkcjonalności – także dla odwiedzających Serwis bez logowania. Zakres publicznej widoczności wynika z ustawień i zasad danej funkcjonalności.

5. Aktualny wykaz głównych podmiotów przetwarzających dostępny jest na żądanie zgłoszone na adres kontaktowy Administratora.

1. Co do zasady dane osobowe przetwarzane są na terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). W szczególności główna baza danych Serwisu utrzymywana jest w regionie Warszawa (europe-central2) dostawcy Google Cloud / Firebase, a podstawowa infrastruktura komunikacyjna zlokalizowana jest w Polsce lub w innych państwach EOG.

2. Usługi pomocnicze. Niezależnie od zasadniczej lokalizacji danych w EOG, niektóre usługi pomocnicze dostawcy infrastruktury (w szczególności część operacji na logach systemowych, telemetrii, kopii zapasowych, diagnostyce, wsparciu technicznym i transakcyjnych mechanizmach bezpieczeństwa) mogą – w ograniczonym zakresie – wiązać się z przetwarzaniem danych przez personel lub podmioty powiązane dostawcy zlokalizowane poza EOG. W takim przypadku transfer odbywa się na podstawie EU-U.S. Data Privacy Framework lub standardowych klauzul umownych (SCC) przyjętych decyzją wykonawczą Komisji (UE) 2021/914, z zastosowaniem dodatkowych środków technicznych i organizacyjnych wskazanych przez dostawcę (w tym szyfrowania danych oraz ścisłej kontroli dostępu).

3. Wyjątki dotyczące narzędzi marketingowych. Jeżeli Użytkownik wyrazi zgodę na cookies marketingowe (Meta Pixel, Google Ads), ograniczony zakres danych (identyfikatory cookies, identyfikatory urządzenia, adres IP, informacja o zdarzeniach) może być przekazywany do Stanów Zjednoczonych Ameryki lub innych państw trzecich, w których działają serwery Meta Platforms lub Google. Podstawą transferu jest:

a) decyzja Komisji Europejskiej z 10 lipca 2023 r. stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony w ramach EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF) – w zakresie odbiorców certyfikowanych w DPF;

b) standardowe klauzule umowne (SCC) przyjęte przez Komisję Europejską na mocy decyzji wykonawczej (UE) 2021/914 – w zakresie pozostałych transferów;

c) dodatkowe środki techniczne i organizacyjne, jeżeli są niezbędne w świetle oceny skutków transferu (transfer impact assessment).

4. Pozostałe przetwarzanie. Administrator nie wykorzystuje narzędzi analitycznych wymagających transferu danych poza EOG, chyba że Użytkownik wyrazi odrębną zgodę, a informacja o tym zostanie wprowadzona do Polityki.

5. Kopia lub informacja o zabezpieczeniach stosowanych przy transferach, o których mowa powyżej, może zostać udostępniona na żądanie skierowane na adres kontaktowy Administratora, w zakresie dopuszczalnym prawem.

1. Administrator przetwarza dane nie dłużej niż jest to niezbędne do realizacji celów, dla których zostały zebrane, przy uwzględnieniu obowiązujących terminów przedawnienia roszczeń i obowiązków prawnych. W szczególności:

a) Dane związane z Kontem i umową o świadczenie usług drogą elektroniczną – przez okres obowiązywania umowy oraz przez okres niezbędny do jej rozliczenia i obrony przed roszczeniami, nie dłużej jednak niż do upływu terminu przedawnienia roszczeń z umowy (co do zasady 6 lat zgodnie z art. 118 k.c.).

b) Dane zawarte w Ogłoszeniach – przez okres emisji oraz przez okres dostępności w panelu Konta po dezaktywacji (cykl życia Ogłoszenia – § 8 Regulaminu), a następnie archiwizowane lub usuwane zgodnie z zasadami retencji.

c) Dane zawarte w wiadomościach i metadanych komunikacyjnych – co do zasady przez okres nie dłuższy niż 3 miesiące od daty wysłania danej wiadomości, zgodnie z § 10 Regulaminu; dłużej jedynie w przypadkach tam wskazanych, w szczególności na potrzeby zgłoszeń, odwołań, roszczeń, incydentów bezpieczeństwa lub wykonania obowiązków prawnych.

d) Dane związane z systemem ocen – przez okres aktywnej publikacji Oceny w Serwisie, a po jej usunięciu lub dezaktywacji przez okres niezbędny do rozpatrywania zgłoszeń i odwołań, wykonania obowiązków wynikających z DSA, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami oraz przeciwdziałania nadużyciom, zgodnie z § 10a i § 21 Regulaminu.

e) Faktury i dokumentacja księgowa – przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi (co do zasady 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku).

f) Dane związane z obsługą reklamacji i odwołań DSA – przez okres niezbędny do wykonania obowiązków wynikających z DSA oraz obrony przed roszczeniami.

g) Dane przetwarzane na podstawie zgody (newsletter, cookies marketingowe, referencje) – do czasu wycofania zgody lub upływu okresu ustalonego w momencie jej zbierania; po wycofaniu zgody dane przechowywane są jedynie w zakresie dokumentowania zgody i jej wycofania.

h) Dane eksploatacyjne i logi – przez okres adekwatny do celu ich przetwarzania, zasadniczo nie dłużej niż 24 miesiące, chyba że dłuższe przechowywanie jest niezbędne w celach dowodowych lub z uwagi na toczące się postępowania.

i) Kopie zapasowe – dane mogą pozostawać w kopiach zapasowych przez technicznie uzasadniony okres, po upływie którego są usuwane lub anonimizowane.

2. Po upływie odpowiednich okresów dane są usuwane lub anonimizowane w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby.

1. Każdej osobie, której dane są przetwarzane, przysługują następujące prawa, w zakresie i na zasadach określonych w RODO:

a) prawo dostępu do danych (art. 15 RODO);

b) prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO);

c) prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) (art. 17 RODO);

d) prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO);

e) prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) – w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy, w sposób zautomatyzowany;

f) prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie Administratora (art. 21 ust. 1 RODO); wobec przetwarzania na potrzeby marketingu bezpośredniego sprzeciw może być wniesiony w każdym czasie i jest dla Administratora wiążący (art. 21 ust. 2 RODO);

g) prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem zgody (art. 7 ust. 3 RODO);

h) prawo do niepodlegania decyzji opartej wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu (art. 22 RODO), z zastrzeżeniem przewidzianych tam wyjątków.

2. W celu skorzystania z praw wystarczy skierować żądanie na adres biuro@skylegaltech.com lub pisemnie na adres siedziby Administratora. Administrator odpowiada bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania żądania; termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę żądań, o czym osoba, której dane dotyczą, zostanie poinformowana.

3. Administrator może żądać dodatkowych informacji niezbędnych do potwierdzenia tożsamości osoby występującej z żądaniem (art. 12 ust. 6 RODO).

4. Prawo wniesienia skargi. Niezależnie od pozostałych praw, każdej osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeżeli uzna, że przetwarzanie narusza przepisy RODO.

1. Administrator może wykorzystywać w Serwisie zautomatyzowane narzędzia, w tym rozwiązania oparte o systemy sztucznej inteligencji, w szczególności w celach: weryfikacji tożsamości i uprawnień zawodowych, rankingowania i personalizacji prezentacji Ogłoszeń, uwzględniania parametrów związanych z systemem ocen, wstępnej moderacji treści, przeciwdziałania nadużyciom, obsługi Użytkownika, zgodnie z § 17 Regulaminu.

2. Decyzje wywołujące wobec Użytkownika istotne skutki (w szczególności usunięcie Ogłoszenia lub Oceny, ograniczenie ich widoczności, zawieszenie funkcjonalności, zawieszenie lub zablokowanie Konta) nie są podejmowane wyłącznie w sposób zautomatyzowany w rozumieniu art. 22 ust. 1 RODO; zautomatyzowane narzędzia mają charakter wspomagający, a decyzja podlega weryfikacji przez człowieka. Wyjątek stanowią sytuacje, w których zautomatyzowane podejmowanie decyzji jest dopuszczone art. 22 ust. 2 RODO (niezbędność do umowy, zezwolenie prawa, wyraźna zgoda) – w takim przypadku Administrator zapewni odpowiednie środki ochrony, w tym prawo do uzyskania interwencji człowieka, wyrażenia własnego stanowiska i zakwestionowania decyzji.

3. W zakresie marketingowym i rankingowym mogą być stosowane mechanizmy profilowania w rozumieniu art. 4 pkt 4 RODO, w szczególności oparte o kategorie usług prawnych, zakres specjalizacji, lokalizację lub historię aktywności w Serwisie. Profilowanie nie wywołuje wobec Użytkownika skutków prawnych ani podobnych skutków istotnie na niego wpływających, o których mowa w art. 22 ust. 1 RODO.

1. Podanie danych jest dobrowolne, lecz może być niezbędne do skorzystania z określonych funkcjonalności Serwisu. W szczególności:

a) podanie danych identyfikacyjnych i kontaktowych jest niezbędne do założenia Konta i zawarcia umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną;

b) podanie danych NIP i danych do faktury jest niezbędne do wystawienia faktury i skorzystania z Usług Odpłatnych w trybie B2B;

c) podanie danych objętych weryfikacją uprawnień zawodowych jest niezbędne do uzyskania statusu Użytkownika Zawodowego z potwierdzonymi uprawnieniami;

d) wyrażenie zgody na newsletter jest dobrowolne i nie warunkuje korzystania z Serwisu; brak zgody skutkuje wyłącznie brakiem otrzymywania materiałów marketingowych.

1. Serwis LexHive jest przeznaczony dla osób dorosłych – w szczególności dla przedstawicieli zawodów prawniczych, kancelarii, a także osób pełnoletnich poszukujących pomocy prawnej. Serwis nie jest adresowany do dzieci w rozumieniu art. 8 RODO ani, co do zasady, do osób małoletnich.

2. Administrator nie zbiera świadomie danych osobowych osób, które nie ukończyły 16. roku życia, w ramach zwykłego korzystania z Serwisu (w szczególności w ramach rejestracji Konta, zawierania umowy o Usługę Odpłatną, zapisu na newsletter, wyrażania zgody na cookies marketingowe). Jeżeli korzystanie z Serwisu wymaga wyrażenia zgody przez osobę poniżej tej granicy wiekowej, Administrator oczekuje, że zgoda zostanie wyrażona lub zaaprobowana przez osobę sprawującą władzę rodzicielską lub opiekuńczą zgodnie z art. 8 RODO oraz przepisami prawa krajowego.

3. Jeżeli Administrator poweźmie wiarygodną informację, że dane przetwarzane w ramach Serwisu dotyczą osoby, o której mowa w ust. 2, i zostały zebrane bez wymaganej zgody przedstawiciela ustawowego, niezwłocznie podejmuje odpowiednie działania, w tym – w zależności od sytuacji – usuwa dane, blokuje Konto lub ogranicza zakres przetwarzania, informując w miarę możliwości osobę, której dane dotyczą, lub jej przedstawiciela ustawowego.

4. W uzasadnionych przypadkach dane osób małoletnich mogą być przetwarzane w związku z wykonywanym przez Użytkownika Zawodowego zawodem (np. gdy klient kancelarii pozostaje osobą małoletnią). W takim wypadku Użytkownik Zawodowy – jako administrator danych swojego klienta – odpowiada samodzielnie za zapewnienie właściwych podstaw prawnych i realizację obowiązków informacyjnych, a Administrator Serwisu działa wyłącznie w zakresie usługi technicznej.

1. Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyka, o których mowa w art. 32 RODO, w szczególności: (a) szyfrowanie komunikacji protokołem TLS, (b) kontrolę dostępu opartą o uwierzytelnianie, (c) hashowanie haseł Użytkowników, (d) politykę minimalnych uprawnień personelu, (e) logowanie zdarzeń bezpieczeństwa, (f) regularne aktualizacje oprogramowania, (g) tworzenie kopii zapasowych i testowanie procedur odtwarzania, (h) zobowiązanie personelu i podmiotów przetwarzających do zachowania poufności.

2. W razie wystąpienia naruszenia ochrony danych osobowych Administrator postępuje zgodnie z art. 33 i 34 RODO, w tym zgłasza naruszenie Prezesowi UODO w terminie 72 godzin od stwierdzenia naruszenia, jeżeli podlega obowiązkowi zgłoszenia, oraz zawiadamia osoby, których dane dotyczą, jeżeli naruszenie może powodować wysokie ryzyko dla ich praw i wolności.

1. Serwis wykorzystuje pliki cookies i podobne technologie. Szczegółowe informacje, w tym lista stosowanych cookies, cele ich wykorzystania, okresy przechowywania oraz sposób zarządzania zgodami, określa odrębna Polityka Cookies dostępna w Serwisie.

2. Użytkownik może w każdej chwili zmienić ustawienia cookies w Serwisie (panel zarządzania zgodami) oraz w ustawieniach przeglądarki. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

1. Administrator może zmieniać niniejszą Politykę, w szczególności w razie: (a) zmiany przepisów prawa, (b) zmiany zakresu lub sposobu świadczenia usług, (c) zmiany zakresu przetwarzania, (d) zmian po stronie podmiotów przetwarzających, (e) zaleceń organów nadzorczych lub sądów.

2. O zmianach Użytkownicy będą informowani w sposób odpowiedni do charakteru zmian, w szczególności przez publikację nowej wersji w Serwisie oraz – w razie istotnych zmian – komunikatem w Serwisie lub wiadomością elektroniczną.

3. Niniejsza Polityka obowiązuje od dnia 15 kwietnia 2026 r.